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Werden gescannte Dokumente /Rechnungen vom Finanzamt akzeptiert?

Ja unter Hinweis der Allgemeinverfügung des Bundesministeriums der Finanzen vom 8. März 2004.

Welche Dokumente müssen weiterhin in Papierform aufbewahrt werden?

Bis auf wenige Ausnahmen wie Erfolgsbilanzen, Jahresabschlüsse, beglaubigte Urkunden, sowie amtliche Urkunden (Zeugnisse, Genehmigungen etc.) und Unterlagen mit Ursprungsbescheinigungen dürfen Dokumente gescannt und in digitaler Form revisionssicher gespeichert werden.

Die Revisionssicherheit der Dokumente ist mit einer elektronischen Signatur sicherzustellen. Hierbei handelt es sich um eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht. Diese fortgeschrittene elektronische Signatur fordert, dass diese:

- Ausschließlich dem Unterzeichner zugeordnet werden

- Die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen

- Mit Mitteln erzeugt werden, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann

- Mit den Daten, auf die sie sich beziehen, so verknüpft sind, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.

Die Speicherung der Dokumente bzw. die Archivierung muss auf nicht wiederbeschreibbaren Datenträgern erfolgen.

Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung

- Ordnungsmäßigkeit
- Vollständigkeit
- Sicherheit des Gesamtverfahrens
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung
- Sicherung vor Verlust
- Nutzung nur durch Berechtigte
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Dokumentation des Verfahrens
- Nachvollziehbarkeit
- Prüfbarkeit

(Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit)

Dürfen Dokumente nach dem scannen vernichtet werden?

Diese Fragestellung kann ebenfalls mit „ja“ beantwortet werden. Voraussetzung ist, dass die Vorschriften des GoBs eingehalten werden, d.h. alle gescannten Dokumente müssen bildlich und inhaltlich mit den Originaldokumenten übereinstimmen und zum Zeitpunkt des Scanvorgangs mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Die Lesbarkeit der Dokumente muss sichergestellt sein.